UIN Syarif Hidayatullah Jakarta melalui Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (Pustipanda) menyelenggarakan pelatihan aplikasi e-PLO atau paperless office pada tanggal 25 Agustus 2025. Acara ini dihadiri oleh tim Tata Usaha (TU), tim Arsip, serta berbagai perwakilan unit kerja UIN Jakarta, dengan narasumber dari Solusi Kampus Indonesia (SKI) Yogyakarta sebagai pengembang aplikasi. Pelatihan ini bertujuan untuk mensosialisasikan fitur-fitur yang ada pada aplikasi e-PLO dan mengeksplorasi penerapannya di UIN Jakarta, sebagai bagian dari rangkaian aplikasi e-Semesta. Pak Abdul Halim, Kasubbag TU UIN Jakarta, menyambut baik aplikasi ini, berharap e-PLO dapat menjadi motor penggerak kampus dan meningkatkan efisiensi tata usaha serta kearsipan.

Dalam pelatihan yang dipandu oleh Mbak Jevi selaku Application Specialist SKI, fitur-fitur utama yang didemonstrasikan meliputi drafting surat, surat keluar fisik, surat masuk, dan disposisi. Meskipun aplikasi ini bersifat as-is, beberapa masukan dan usulan pengembangan muncul dari peserta. Masukan penting termasuk kebutuhan integrasi data pegawai dengan sistem eSDM UIN Jakarta untuk menghindari input manual dan memungkinkan penarikan data gelar atau NIP secara otomatis. Selain itu, peserta juga mengusulkan adanya fungsi import data melalui Excel untuk manajemen pengguna, fitur disposisi berjenjang (multi-level) yang memungkinkan alur persetujuan bertingkat, serta disposisi batch atau multiple untuk surat-surat dengan kategori yang sama.

Tantangan lain yang dibahas adalah implementasi penomoran surat otomatis yang dapat digenerate berdasarkan variabel seperti kode unit kerja dan klasifikasi. Saat ini, penomoran masih manual, dan klasifikasi surat perlu dijadikan data referensi yang bisa diatur oleh admin. Masalah penting lainnya adalah penanganan surat rahasia, di mana aplikasi saat ini hanya menyediakan labeling dan akses terbatas pada unit penerima, belum pada tingkat penguncian dokumen atau penanganan alur bisnis spesifik untuk surat rahasia. Terkait tanda tangan elektronik (TTE), aplikasi saat ini memungkinkan upload gambar tanda tangan, tetapi belum terintegrasi dengan TTE Kemenag berbasis QR code dari BSRE. Integrasi ini memerlukan analisis lebih lanjut dan kemungkinan kerja sama (Memorandum of Understanding) dengan pihak BSRE.

Menanggapi masukan tersebut, Mbak Lintang dari SKI menegaskan bahwa aplikasi e-PLO bersifat as-is, dan semua catatan akan didokumentasikan untuk disampaikan ke Pustipanda guna analisis dan pengembangan lebih lanjut. Pak Halim menyatakan komitmen UIN Jakarta untuk segera mengimplementasikan e-PLO, setidaknya untuk unit rektorat, dan meminta agar akun-akun pengguna dapat segera dibuat. Ditekankan pula pentingnya komitmen pimpinan dalam menggunakan aplikasi ini, dengan staf dapat berfungsi sebagai monitor untuk memastikan surat ditindaklanjuti. Pustipanda berencana untuk mengembangkan aplikasi ini secara mandiri setelah transfer knowledge dari SKI, dan sebuah grup WhatsApp akan dibentuk untuk komunikasi dan koordinasi yang lebih cepat. Diharapkan e-PLO dapat membantu meringankan pekerjaan manual dan mempercepat proses administrasi di UIN Jakarta.