Sesi pelatihan aplikasi e-alumni telah diselenggarakan secara daring pada 20 Agustus 2025, dengan melibatkan perwakilan dari SKI, Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (Pustipanda) serta Pusat Karir. Acara yang dibuka oleh Mbak Lintang ini menghadirkan Mbak Delia selaku Application Specialist dari e-campuz, yang mendemonstrasikan fitur-fitur utama aplikasi e-alumni. Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman mengenai penggunaan aplikasi dalam proses pengaturan periode tracer study dan input data alumni, yang merupakan agenda penting bagi perguruan tinggi.

Aplikasi e-alumni dirancang dengan dua komponen utama: Back Office untuk operator perguruan tinggi dan Portal untuk alumni. Melalui Back Office, operator dapat mengatur periode tracer study, melihat data alumni dari aplikasi akademik, serta menambahkan informasi lowongan pekerjaan dan berita. Fitur penting lainnya termasuk pembuatan akun alumni secara massal dan reset kata sandi. Sementara itu, Portal alumni berfungsi menampilkan biodata alumni, berita, lowongan pekerjaan, dan memungkinkan alumni untuk mengisi kuesioner tracer study. Alur kerjanya dimulai dari status kelulusan mahasiswa di sistem akademik hingga pengisian kuesioner oleh alumni dan pelaporan hasilnya melalui Back Office, termasuk laporan yang dapat diekspor ke Excel.

Diskusi dalam pelatihan menyoroti tantangan utama terkait fleksibilitas kustomisasi kuesioner tracer study. Pak Kholis dari Pusat Karir menyampaikan bahwa setiap fakultas memiliki kebutuhan pertanyaan tracer study yang berbeda, sehingga saat ini mereka masih menggunakan Google Form untuk mengakomodir hal tersebut. Aplikasi e-alumni saat ini berbasis 'angkatan' dan belum memungkinkan kustomisasi per fakultas pada rentang tanggal yang sama. Mbak Delia menyarankan pembedaan periode tracer study berdasarkan nama fakultas dan pengaturan tanggal yang berbeda untuk setiap fakultas agar kuesioner spesifik dapat diakses. Namun, hal ini berpotensi mempersulit alur kerja Pusat Karir yang rutin melakukan blasting email dan WhatsApp serta pemantauan pengisian per individu untuk setiap fakultas secara serentak. Pentingnya nilai akreditasi yang lebih tinggi jika link tracer study berasal dari website Pusat Karir juga menjadi perhatian.

Menanggapi masukan ini, tim penyelenggara mencatat usulan untuk pengembangan fitur "bank data" pertanyaan yang dapat disesuaikan per fakultas/program studi di kemudian hari. Meskipun aplikasi e-alumni versi SKI saat ini belum mendukung kustomisasi penuh, tim akan menyampaikan catatan tersebut kepada Pustipanda untuk pengembangan lebih lanjut. Untuk sementara, disepakati bahwa proses tracer study yang sedang berjalan dapat dilanjutkan dengan metode yang ada, sementara angkatan baru mungkin dapat mulai menggunakan aplikasi e-alumni sebagai persyaratan wisuda. Pak Kholis juga mengajukan permohonan untuk mengadakan pertemuan khusus dengan tim intern Pusat Karir untuk mencari solusi yang lebih efektif terkait aplikasi e-alumni. Pelatihan ditutup dengan harapan aplikasi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.