Pada tanggal 14 Agustus 2025, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menyelenggarakan Pelatihan Sistem Manajemen Akademik (AMS) lanjutan yang berfokus pada aplikasi e-Akademik. Acara ini dihadiri oleh berbagai pejabat akademik dan operator dari berbagai fakultas, termasuk Kepala Bagian Akademik Pusat, Kepala Bagian Fakultas Ilmu Keguruan, Tarbiyah, Adab, Ushuluddin, Syariah, Dakwah, Dirasah Islamiah, Psikologi, Saintek, Ekonomi, serta perwakilan SPS dan admin FK. Tujuan utama pelatihan adalah sosialisasi aplikasi e-Akademik, termasuk fitur-fitur back office untuk administrasi internal dan portal untuk mahasiswa serta dosen. Aplikasi ini terintegrasi dengan sistem admisi, registrasi, dan pembayaran, dengan harapan dapat memudahkan pelaporan data. Tim SKI, selaku produsen aplikasi, hadir sebagai narasumber, sementara Pustipanda UIN Jakarta bertanggung jawab atas pengembangan aplikasi ke depan.

Selama pelatihan, beberapa isu krusial dan tantangan operasional diangkat oleh para peserta. Salah satu fokus utama adalah penyesuaian sistem e-Akademik untuk mengakomodasi dua angkatan mahasiswa (2024 dan 2025) dengan kurikulum yang berbeda, termasuk skema SKS yang bervariasi antara kurikulum lama dan baru. Peserta juga menyuarakan kebutuhan akan laporan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) yang terperinci dan terkonsolidasi, serta rekap pembayaran mahasiswa yang mencantumkan nominal tunggakan, yang saat ini dirasa sulit diakses dalam format Excel. Permintaan untuk memisahkan akses laporan dari fungsi pengeditan nilai bagi fakultas dan prodi menjadi sorotan, mengingat risiko perubahan nilai jika akses penuh diberikan.

Pelatihan juga mencakup demonstrasi fitur-fitur penting seperti pengelolaan kurikulum, mata kuliah prasyarat, mata kuliah setara untuk mengakomodasi transisi kurikulum, serta rencana pembelajaran dan evaluasi. Proses pembuatan kelas dan penjadwalan, termasuk penanganan tim pengajar dan pencatatan SKS dosen, dijelaskan secara detail. Untuk presensi perkuliahan, dijelaskan tiga metode input: cetak formulir manual, input oleh dosen melalui portal dosen, dan presensi mandiri oleh mahasiswa menggunakan IP address. Pentingnya pengaturan 16 kali pertemuan di back office ditekankan agar data dapat dilaporkan. Proses input nilai akhir dijelaskan dapat dilakukan melalui portal dosen atau back office, dengan perhatian khusus pada implikasi perubahan referensi nilai terhadap data historis.

Pustipanda menegaskan komitmennya untuk terus mengembangkan aplikasi guna memenuhi kebutuhan dan masukan dari fakultas. Hal ini mencakup upaya untuk menyediakan laporan yang lebih informatif (seperti rekapitulasi data pembayaran dan SKPI dalam format yang dapat diunduh), mengatasi ketidaksesuaian proses bisnis, dan meningkatkan integrasi dengan sistem lain seperti eAset untuk manajemen ruang. Diskusi lebih lanjut mengenai pelatihan khusus fitur Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) akan dilaksanakan pada 19 Agustus. Pihak penyelenggara menekankan pentingnya kolaborasi antara tim UIN dan SKI untuk perbaikan berkelanjutan aplikasi AMS ini.